Quand la gestion de son parc automobile devient trop complexe à gérer en interne, l’externalisation est souvent la première réponse envisagée par l’entreprise.
Au vu de l’expertise des professionnels de la gestion de flotte, cette solution a toutes les raisons d’être pertinente, à condition d’avoir bien défini ses objectifs ainsi que ses attentes vis-à-vis du fleeter. Comme tout projet, l’externalisation nécessite d’être cadrée et préparée, afin de pouvoir porter ses fruits.
Préparez votre projet d’externalisation : les étapes fondamentales
Audit et analyse de votre flotte automobile
Il est essentiel d’identifier les raisons qui vous poussent vers l’externalisation.
→ Rencontrez-vous des difficultés à définir votre politique automobile, à la faire appliquer ?
→ Parvenez-vous à gérer la relation avec les conducteurs, ou avec vos divers prestataires ?
Plusieurs points de frictions peuvent être en cause. Aussi, un audit complet est nécessaire afin d’identifier les facteurs qui entravent le pilotage de votre parc.
Ainsi, il est impératif de prendre du recul sur la gestion de votre parc. Traxall France, gestionnaire de parc expérimenté doté de sa propre Cellule Conseil, peut vous aider à analyser la situation de la flotte de manière neutre. En effet, l’ADN hybride de notre société nous permet d’observer les meilleures pratiques du marché et de déployer des méthodes éprouvées et réalistes.
Une fois l’étape d’analyse terminée, de premières pistes se dégagent quant aux axes d’optimisation liés à la gestion votre parc. Dans de nombreux cas, des freins organisationnels subsistent, complexifiant toutes les étapes gravitant autour du cycle de vie d’un véhicule de fonction.
Optimisation de l’organisation
Lorsqu’une stratégie de flotte pertinente est établie, la clé de son succès est de savoir déployer les bons processes afin d’en assurer la stricte application. La mise en place de ces procédures nécessite une organisation précise de l’entreprise autour du sujet du fleet management.
Ainsi, il est recommandé d’examiner avec attention les éventuels points de tension dans votre organisation, afin d’identifier les problèmes qui entravent le bon déroulement des activités et complexifient inutilement vos procédures. Une organisation efficace de l’ensemble des axes de la gestion de flotte permet de limiter les difficultés liées au pilotage stratégique et opérationnel du parc. Si des problématiques organisationnelles internes à l’entreprise existent, il serait lors inefficace d’externaliser la gestion de son parc en l’état.
Une fois l’audit de son parc effectué et après avoir déployé l’organisation et les processes adéquats, l’entreprise sera ainsi placée dans les bonnes conditions pour pouvoir assurer un pilotage simplifié de son parc.
Si cette mission nécessite toujours l’intervention d’un acteur externe à l’entreprise, par défaut de compétences ou de ressources internes, la flotte se trouve alors parfaitement prête à voir sa gestion être externalisée.
Reste alors une étape fondamentale : choisir le bon gestionnaire !
Constituez un comité de pilotage de votre projet d’externalisation
S’il est recommandé de se faire conseiller avant de se lancer dans l’externalisation, il est essentiel de confronter vos procédures, telles que vous les avez imaginées, avec celles que votre futur fleeter sera en mesure de déployer.
Pour cela, pensez à constituer un comité de pilotage de votre projet d’externalisation pour vous assurer de la faisabilité effective de vos projections. Ce comité se constitue idéalement du collaborateur interne que vous avez désigné comme responsable de flotte, et d’un chef de projet chez le fleeter.
Après avoir confronté vos procédures, et échangé sur vos enjeux et objectifs, le comité de pilotage validera ou non le projet d’implémentation de votre parc chez le fleeter. Une étape cruciale qui vous permettra d’avancer sereinement dans votre projet d’externalisation, puisque cette phase vise à régler l’ensemble des problématiques qui pourraient persister.
Une fois ce feu vert donné, vous gagnerez du temps dans l’assimilation de votre nouvelle organisation et ce, sans vous éloigner de vos objectifs initiaux.
La constitution d’un tel comité est également un excellent moyen de garder vos équipes pleinement impliquées dans le projet dans cette période transitoire.
Que faut-il attendre de votre fleeter ?
Une fois votre flotte prise en main par un prestataire externe, vous pourrez vous concentrer sur les leviers qui viseront à optimiser vos coûts ainsi que la satisfaction des collaborateurs. Autant de temps disponible pour affiner votre politique de recharge ou encore pour proposer des solutions de mobilités douces à vos collaborateurs qui ne bénéficient pas de véhicules de fonction.
Si vous choisissez de travailler avec Traxall dans votre démarche, l’accompagnement-conseil que nous vous fournirons dans le cadre du projet d’externalisation vous aidera aussi à maintenir un niveau d’analyse des performances de votre flotte identique, voir plus précis, que ce que vous produisiez par le passé. La mesure des différents KPIs de votre parc est un axe centrale qui guidera vos relations avec votre fleeter et qui vous permettra d’affiner continuellement votre stratégie. Traxall vous aidera dans votre analyse des performances de votre parc afin de vous aider à prendre les meilleures décision.
Prenez votre temps !
Externaliser la gestion de votre flotte ne doit pas se faire dans la précipitation et nécessite une grande préparation. Toutes les entreprises ne sont pas éligibles à l’externalisation, rendant ainsi le travail préalable sur votre parc indispensable pour éviter toute déconvenue.
D’ailleurs, il arrive que déléguer tout ou partie de sa gestion de flotte ne résolve pas vos problèmes de fond si vous n’avez pas choisi d’externaliser la gestion pour les bonnes raisons. Le fleeter pourra vous rediriger s’il estime que vous vous trouvez dans une configuration où la gestion de votre parc n’est pas prête à être externalisée.
Ne prenez donc pas le risque d’externaliser pour déplacer des problématiques, mais préférez entamer un projet réellement structuré et dont les objectifs ont été mûrement réfléchis.
Pour ce faire, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec nos consultants experts du fleet management afin d’échanger sur votre démarche :