Gérer une flotte automobile c’est garantir la disponibilité de véhicules auprès de ses conducteurs en fonction de leurs besoins tout en optimisant les coûts.
Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire d’être en capacité de s’adapter aux fluctuations du marché, d’être réactifs mais aussi de faire preuve d’une rigueur organisationnelle tout en ayant une vision d’ensemble de son parc. Afin d’agir en toute efficacité, s’appuyer sur un logiciel de gestion de flotte automobile qui garantit la bonne application de votre Car Policy et de vos processus est indispensable.
Pour être performant, cet outil se doit de posséder un certain nombre de caractéristiques. Découvrez notre top 6 des fonctionnalités essentielles à retrouver dans un logiciel de gestion de flotte automobile.
1. Identification des usages de vos conducteurs
Comprendre les habitudes de vos conducteurs est une étape cruciale pour une gestion optimale de votre flotte automobile.
On distingue deux grandes familles de véhicules :
- Les véhicules dits « outils » qui correspondent à un usage 100% professionnel
- Les véhicules dits de « statut » qui relèvent plutôt d’un avantage proposé au collaborateur
Dans ces deux catégories, plusieurs critères sont à prendre en compte afin de fournir à vos collaborateurs un véhicule adapté. A l’échelle d’une grande entreprise, recenser les besoins de tous vos conducteurs n’est pas chose aisée. Toutefois, il existe des outils capables de vous soutenir dans ce travail.
C’est le cas de notre outil Trax-IT et de son module, « Profiler ». Comme son nom l’indique, il établit le profil de vos conducteurs à l’aide d’une série de questions entièrement personnalisables.
Kilométrage journalier, environnement, capacité d’électrification, ZFE, etc. tout est pris en compte afin d’accompagner au mieux vos conducteurs dans le choix de leur véhicule. Ainsi, une fois leurs usages identifiés, vos conducteurs se voient proposer une sélection de véhicules adaptés à leurs besoins au moment de la commande.
Vous pouvez donc identifier le profil de vos conducteurs facilement et ainsi, mettre à leur disposition des véhicules qui correspondent à leurs besoins efficacement et en accord avec votre stratégie.
2. Mise en concurrence des loueurs
Une flotte automobile représente un poste de dépenses important pour une entreprise. L’un des moyens de maitriser vos coûts est de mettre en concurrence les loueurs et ainsi, obtenir la meilleure offre disponible. C’est une étape qui peut s’avérer chronophage.
Chez Traxall avec notre module, « Grid Challenging », nous allons encore plus loin en comparant des grilles de loyer et vous faisant ainsi bénéficier d’un système d’enchères inversées unique sur le marché.
Lorsqu’un conducteur commande un nouveau véhicule, les loueurs reçoivent tous une notification qui indique le lancement d’une enchère. Par la suite, ils vous proposent, dans un temps limité, une ou plusieurs grilles de loyer comportant jusqu’à 540 couples durée/kilométrage. C’est la meilleure offre qui remporte le contrat et un bon de commande est généré automatiquement.
3. Maitrise de la commande de vos véhicules
Sur le marché, il existe plusieurs logiciels de gestion de flotte automobile, plus ou moins flexibles, offrant chacun différents niveaux de maitrise. Certains proposent des fonctionnalités standardisées, avec une mise en place plus simplifiée. D’autres peuvent s’adapter intégralement aux spécificités de votre Car Policy et vos processus. C’est l’idéal pour les grandes entreprises, leur organisation complexe et leurs flottes importantes. Grâce à un workflow sécurisé, elles garantissent l’application et le déploiement de la politique par le gestionnaire de parc et elles permettent même d’impliquer les conducteurs en leur permettant de configurer leur véhicule, lors du renouvellement, dans un cadre défini au préalable.
Pour vous aider à atteindre ces objectifs, notre outil, « Car Configurator », dispose de 3 modes :
- Catalogue, laissant libre choix au conducteur dans une liste de véhicules prédéfinie.
- TCO, donnant accès aux conducteurs à une sélection de véhicules en phase avec votre politique budgétaire. Le conducteur se voit attribué un budget mensuel pour la sélection de son véhicule.
- Budget, donnant accès aux conducteurs à une sélection de véhicules en fonction d’un prix plancher catalogue défini dans votre politique budgétaire.
Vos collaborateurs peuvent choisir le modèle, la marque, les options et les équipements de leurs choix et même faire la comparaison entre plusieurs véhicules avant de valider la commande et ce, toujours en adéquation avec votre Car Policy.
C’est donc un outil gagnant-gagnant qui permet d’impliquer le collaborateur dans le choix de son véhicule mais aussi de vous permettre de maitriser l’ensemble du processus de commande.
4. Pilotage du processus d’électrification
Avec la Loi d’Orientations des Mobilités et l’émergence de ZFE, la transition énergétique des entreprises et plus particulièrement de leur flotte automobile est plus que jamais un enjeu majeur.
Les entreprises se voient imposer des quotas de véhicules dits « propres » lors du renouvellement de leur flotte bouleversant ainsi, leurs stratégies mais aussi les habitudes des conducteurs parfois réticents à ces changements.
Certains outils, comme le Profiler, permettent de s’assurer de l’éligibilité du conducteur à l’usage d’un véhicule électrifié, avant de s’intéresser à l’un des freins souvent évoqué à l’adoption d’une voiture électrique : la question de la recharge.
Dans la continuité du Profiler, notre module Energy Manager et son workflow bien rôdé vous aident à déléguer à un prestataire de confiance l’étude de faisabilité de l’installation d’une borne de recharge au domicile du collaborateur, avant de valider la commande du véhicule électrique et de sa solution de recharge.
Enfin, il se charge de l’installation et de la mise en service de la borne de façon coordonnée avec la livraison du véhicule et permet ainsi à vos collaborateurs de s’équiper l’esprit tranquille.
5. Relation avec les conducteurs
Assurer la satisfaction de vos conducteurs est un des facteurs clés de succès dans votre stratégie de gestion de votre flotte automobile. Pour ce faire, en plus de les impliquer dans le choix de leur véhicule grâce à un logiciel de gestion de flotte automobile, comme nous l’avons vu précédemment avec le Car Configurator, il est indispensable d’entretenir une bonne relation avec eux.
Ainsi, via un logiciel de gestion de flotte automobile, votre fleet manager doit être capable de les mettre en relation avec des équipes aptes à les accompagner de la commande à la restitution de leur véhicule de fonction mais aussi de répondre à l’ensemble de leurs questions. Et lorsque les équipes ne sont pas disponibles, il est essentiel de fournir à vos collaborateurs un outil capable de prendre le relais.
C’est le cas avec Trax-IT et son module, le Driver Portal. C’est le canal de communication dédiée à destination de vos conducteurs. Cette plateforme réunit toutes les informations utiles à vos collaborateurs : accès au catalogue, relevé kilométrique, numéros d’urgence, procédures, etc. Cet outil complet est accessible 24/24h et 7/7j depuis un smartphone ou un ordinateur et autonomise vos conducteurs dans l’utilisation de leur véhicule.
6. Reporting et analyses personnalisées
Être capable de mesurer avec précision les performances de votre flotte automobile est essentiel.
En effet, ces informations autour de vos véhicules et de leur utilisation vous aident à vous assurer que votre stratégie est bien appliquée, à l’améliorer si nécessaire mais aussi à avoir une meilleure maitrise de votre TCO. Il faut donc se doter d’un outil capable de vous aider à collecter et traiter la donnée, vous permettant ainsi, d’atteindre vos objectifs.
C’est le cas de notre module, Data Analyst. Basé sur la technologie Power BI, cet outil vous accompagne dans l’analyse de l’état de votre parc et aussi de vos coûts à travers la mise à disposition de reportings détaillés. TCO moyen, taux d’émission de CO², dépenses de carburant, il est l’outil idéal d’aide à la prise de décision stratégique.
7. Bonus : l’adaptabilité et l’évolutivité du logiciel
Ce ne sont pas des fonctionnalités en soi mais l’adaptabilité et l’évolutivité d’un outil de pilotage sont de critères essentiels.
Cela permet de s’ajuster plus facilement aux besoins changeants de l’entreprise notamment en termes de fonctionnalité ou d’intégration avec d’autres systèmes liés à la gestion de flotte automobile. C’est ainsi que notre outil Trax-IT vous offre une expérience personnalisée en choisissant les modules les plus adaptés à vos besoins que nous paramétrons par la suite en fonction de votre politique automobile.
De plus, il vous permet de paramétrer l’ensemble de votre Car Policy et de votre stratégie répondant ainsi à l’ensemble de vos contraintes.
De plus, un tel logiciel offre la possibilité de se développer et de s’adapter à mesure que l’entreprise grandit, évitant ainsi la nécessité de changer de solution à chaque étape de croissance. En investissant dans un logiciel de gestion de flotte automobile conçu pour s’adapter à votre évolution, on s’assure de disposer d’un outil capable de soutenir durablement les activités de l’entreprise.
Ainsi, en investissant dans un outil adapté qui intègre ces fonctionnalités et ces critères essentiels, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et réduire leurs coûts sans perdre de vue la satisfaction des collaborateurs.
Plus qu’un simple outil de pilotage, il doit permettre à chaque instant de suivre l’ensemble du cycle de vie des véhicules mais aussi de centraliser un ensemble de données au même endroit pour garantir la bonne application de la stratégie et faciliter la prise de décision
En gardant à l’esprit ces critères lors de la sélection d’un outil de gestion de flotte automobile, vous pourrez optimiser la gestion de votre flotte.
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